광주 · 클라우드 AI 회계
업무 흐름으로 보는 회계 자동화 기능
기능 목록을 나열하면 무엇이 줄어드는지 알기 어렵습니다. 경리 담당자가 실제로 일하는 순서를 따라, 거래가 들어오는 순간부터 결산이 끝나는 시점까지 각 단계에서 자동화가 어디에 관여하는지 확인하십시오.
| 단계 | 자동화 범위 |
|---|---|
| 거래 수집 | 통장·카드·세금계산서 연결 |
| 전표 분개 | 계정과목 추천과 규칙 적용 |
| 증빙 연결 | 미첨부 거래 별도 표시 |
| 결산 마감 | 마감 전 점검 항목 제시 |
| 전 단계 연결 | 9 |
어디서 줄어드는가
단계마다 담당자가 확인해야 할 대상이 다릅니다. 아래 표는 각 단계에서 바이트시프트가 대신 처리하는 일과, 담당자가 판단해야 하는 지점을 나눠 보여줍니다.
| 업무 단계 | 자동으로 처리되는 일 | 담당자가 판단하는 일 |
|---|---|---|
| 거래 수집 | 통장 거래, 카드 승인 내역, 발행·수취 세금계산서를 하나의 거래 흐름으로 모읍니다. | 계좌와 카드를 구분해 두고, 연결이 끊긴 계좌를 확인합니다. |
| 전표 분개 | 계정과목을 추천하고, 등록된 규칙을 다음 거래부터 자동 적용합니다. | 추천 결과를 검토·확정하고, 예외 건의 규칙을 등록합니다. |
| 증빙 수집 | 모바일 촬영, 파일 업로드, 메일 전달로 들어온 증빙을 거래 건에 연결합니다. | 증빙 없는 거래 목록을 부가세 신고 전에 정리합니다. |
| 세금계산서 | 매출 계산서는 발행과 동시에 장부에 반영하고, 매입 계산서는 수취 내역과 대조합니다. | 분기 대사에서 표시된 누락 건을 거래처에 요청합니다. |
| 매출채권 대사 | 입금 내역을 청구서와 매칭하고, 남은 금액 기준으로 부분 입금을 처리합니다. | 거래처별로 오래 남는 미수금을 확인합니다. |
| 급여·정산 | 급여 자료를 불러오면 공제와 실지급액이 계산되고 관련 전표가 생성됩니다. | 인원과 공제 항목 변경분을 확인합니다. |
| 손익·자금 | 확정된 분개를 기준으로 손익을 갱신하고, 예상 부가세를 계산합니다. | 자금일보의 예정 출금 일정을 보고 영업 결정을 내립니다. |
| 수임처 관리 | 거래처별로 장부와 자료를 나누고, 담당자별 열람 범위를 지정합니다. | 거래처 공유 범위와 내부 전용 범위를 구분합니다. |
| 결산 마감 | 미확정 전표, 증빙 없는 거래, 대사되지 않은 입금을 체크리스트로 보여줍니다. | 항목을 정리한 뒤 기간을 마감합니다. |
수집 주기는 기관 응답 속도에 따라 달라집니다
거래 수집: 통장, 카드, 세금계산서 연결
자동화의 출발점은 자료를 모으는 일입니다. 바이트시프트는 통장 거래, 카드 승인 내역, 발행·수취한 세금계산서를 각각 연결해 하나의 거래 흐름으로 모읍니다. 계좌와 카드를 여러 개 쓰는 회사라면 계정별로 구분해 두는 편이 이후 대사에 유리합니다.
수집 주기는 기관 응답 속도에 따라 달라지며, 연결이 끊긴 계좌는 목록에서 바로 확인됩니다. 연결 상태를 주기적으로 점검해 두면 월말에 몰아서 정리하는 일이 줄어듭니다.
전표 자동분개와 규칙 관리
수집된 거래는 계정과목 추천과 함께 전표로 만들어집니다. 자주 쓰는 거래처, 고정 금액, 반복되는 적요는 규칙으로 등록해 두면 다음 거래부터 자동으로 적용됩니다. 담당자는 추천 결과를 검토하고 확정하며, 예외 건은 별도로 표시됩니다.
규칙이 부족한 항목은 검토 화면에서 바로 등록할 수 있어, 첫 달에 규칙을 채우는 속도가 이후 업무량을 좌우합니다. 처음 한 달은 예외 건을 규칙으로 전환하는 데 시간을 쓰고, 그다음 달부터는 확정 작업만 남기는 흐름을 권합니다.
규칙으로 전환하면 좋은 항목
- 매달 같은 날짜에 들어오는 고정 지출
- 거래처 이름이 일정하게 찍히는 매입
- 적요가 반복되는 카드 결제
- 분기마다 같은 계정으로 처리하는 비용
증빙 수집: 영수증과 첨부 서류
모바일 촬영
현장에서 받은 영수증을 그 자리에서 찍어 거래 건에 붙입니다.
파일 업로드
세금계산서 PDF나 계약서 사본을 거래 건에 직접 올립니다.
메일 전달
직원이 받은 영수증 메일을 그대로 전달하면 해당 건에 연결됩니다.
증빙이 없는 거래는 목록에서 따로 보이므로 부가세 신고 전에 확인할 대상이 명확해집니다. 직원 경비처럼 여러 사람이 올리는 자료는 제출자별로 구분해 확인할 수 있어, 누가 아직 올리지 않았는지도 함께 파악됩니다.
신고 직전에 빠진 계산서를 찾는 일은, 대사가 분기마다 돌아갈 때 줄어듭니다.
세금계산서 발행과 대사는 매출 계산서를 발행과 동시에 장부에 반영하고, 매입 계산서를 수취 내역과 대조하는 방식으로 진행됩니다. 누락으로 확인된 건은 거래처에 요청할 내용을 정리해 확인할 수 있습니다.
매출채권 대사와 부분 입금 처리
입금 하나가 여러 청구서에 걸치거나, 청구 금액보다 적게 들어오는 경우가 있습니다. 바이트시프트는 입금 내역을 매출채권과 매칭하고 남은 금액을 기준으로 부분 입금을 처리합니다. 미수금은 거래처별로 쌓여, 어느 거래처에서 오래 남는지 확인할 수 있습니다.
매입채무는 지급 기한 순서로 정리되어 자금 계획과 함께 볼 수 있습니다. 지급 일정과 입금 예정일을 같은 화면에서 비교하면, 자금이 부족해지는 시점을 미리 알 수 있습니다.
급여와 정산 자동화
급여는 인원과 공제 항목이 바뀔 때마다 확인할 것이 늘어납니다. 급여 자료를 불러오면 공제와 실지급액이 계산되고 관련 전표가 생성됩니다.
정산 자동화는 카드 매출 정산, 플랫폼 정산처럼 입금 주기가 다른 항목을 각각의 규칙으로 처리합니다. 인건비와 수수료가 장부에 바로 반영되므로 별도로 옮겨 적을 필요가 없습니다.
실시간 손익, 자금일보, 예상 부가세
손익
확정된 분개를 기준으로 손익이 계속 갱신됩니다. 마감 후에는 확정된 분개만 반영되어 보고서 숫자가 중간에 흔들리지 않습니다.
자금일보
통장 잔액과 예정된 출금, 예약이체 일정을 함께 보여주어 자금이 부족해지는 시점을 미리 알게 합니다.
예상 부가세
매출·매입 세금계산서를 기준으로 계산되어 신고 전에 규모를 가늠하게 합니다. 세 화면을 함께 보면 영업 결정과 자금 결정을 같은 기준으로 내릴 수 있습니다.
수임처 관리와 권한 분리
회계 사무소가 여러 거래처를 맡는 경우 장부 분리가 먼저입니다. 수임처 관리 기능은 거래처별로 장부와 자료를 나누고, 담당자별 열람 범위를 지정합니다.
거래처에 공유할 범위와 내부에서만 볼 범위를 구분해 두면 실수로 다른 거래처 자료가 섞이는 일을 막을 수 있습니다. 담당자가 바뀌어도 권한 기록이 남아, 인수인계할 때 누가 어디까지 볼 수 있었는지 확인할 수 있습니다.
거래처별 장부 분리
기본
담당자별 열람 범위 지정
기본
거래처 공유 범위 설정
설정
담당자 변경 시 권한 기록 유지
기록
결산 자동화와 마감 체크리스트
결산은 남은 항목을 확인하는 작업에 가깝습니다. 결산 자동화는 미확정 전표, 증빙 없는 거래, 대사되지 않은 입금처럼 마감 전에 정리해야 할 항목을 체크리스트로 보여줍니다. 항목이 정리되면 기간을 마감하고 다음 기간으로 넘어갑니다.
기능을 도입하면 첫 달에 무엇부터 정리해야 하나요
거래 수집 연결을 먼저 끝내고, 반복되는 거래를 규칙으로 전환하는 데 시간을 쓰는 편이 좋습니다. 첫 달에 채운 규칙이 많을수록 다음 달부터 담당자가 확정만 하면 되는 항목이 늘어납니다.
증빙이 없는 거래는 어디에서 확인하나요
증빙이 붙지 않은 거래는 목록에서 따로 표시됩니다. 부가세 신고 전에 이 목록을 확인하면 다시 찾아야 할 대상을 좁힐 수 있습니다.
세금계산서 대사는 언제 돌리는 게 좋나요
분기 단위로 매출·매입 세금계산서와 장부를 대사하는 흐름을 권합니다. 신고 직전에 한 번에 몰아서 확인하는 것보다, 대사에서 표시된 누락 건을 그때그때 정리하는 편이 요청할 내용도 명확해집니다.
수임처가 여러 곳이면 장부가 섞이지 않나요
수임처 관리에서 거래처별로 장부와 자료를 나누고 담당자별 열람 범위를 지정합니다. 거래처에 공유할 범위와 내부에서만 볼 범위를 구분해 두면 자료가 섞이는 일을 줄일 수 있습니다.
더 자세한 내용은 자료실 가이드에서 확인하실 수 있습니다
우리 회사 흐름에 맞는지 확인해 보십시오
지금 쓰는 계좌·카드 개수와 결산 담당 인원을 알려주시면, 어떤 단계부터 자동화를 붙이는 게 나은지 상담에서 함께 정리해 드립니다. 자료실에는 단계별로 준비할 항목을 정리한 가이드가 있습니다.
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